Adjoint.e à la direction générale

Direction : Direction générale
Supérieur immédiat : Directrice générale et Secrétaire de l’Ordre
Type de poste : Permanent – Temps complet et non-syndiqué
Poste(s) sous sa supervision : Aucun
Échelle salariale : Selon les échelles salariales en vigueur

Faites parvenir votre candidature à : Marc-André Filion, Directeur des ressources humaines et du développement organisationnel carrieres@oiiaq.org

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

L’adjoint.e à la direction générale assure un soutien administratif auprès de la Direction générale ainsi qu’auprès des directions de l’Ordre.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien administratif à la Direction générale :

  • Rédiger, réviser et mettre en page l’ensemble des documents et correspondance de la Direction générale, incluant les procès-verbaux de comités (Conseil d’administration, comités du Conseil, comités de la Direction générale et le Comité de direction);
  • Confirmer les diverses rencontres et déplacements de la Direction générale;
  • Effectuer les libérations et réserver les hébergements, les salles de conférence et le matériel nécessaire à la tenue des diverses rencontres;
  • Assurer la mise à jour du site Internet de l’Ordre concernant la gouvernance;
  • Assurer le maintien de la gestion documentaire de la Direction générale;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Soutien administratif à la Direction des affaires juridiques :

  • Rédiger et corriger des documents légaux;
  • Assister la Secrétaire du Conseil de discipline dans ses fonctions (assignations, publications, recouvrement d’amendes et déboursés);
  • Assurer le suivi des dossiers présentés au Comité exécutif;
  • Rédiger et corriger les documents en vue des rencontres du Comité de révision des plaintes, du Comité d’audit et du Comité de gouvernance et d’éthique;
  • Organiser et coordonner l’agenda des rencontres de comités;
  • Assurer le maintien de la gestion documentaire et supporter les démarches des affaires juridiques dans le cadre des demandes d’accès à l’information.

Soutien administratif à la Direction des Communications et des partenariats stratégiques :

  • Répondre aux demandes d’information;
  • Assurer le suivi administratif relié aux activités de la direction (facturation, contrats, placements publicitaires, etc.);
  • Rédiger, réviser et mettre en page des documents reliés aux communications internes et externes;
  • Assurer le maintien de la gestion documentaire de la direction.

EXIGENCES DU POSTE

Qualifications requises ;

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) technique bureautique ou une technique juridique;
  • Minimum de 6 ans d’expérience en secrétariat / soutien administratif;
  • Maîtrise de la langue française;
  • Excellente capacité rédactionnelle;
  • Maîtrise de la suite Office;
  • Expérience en gestion documentaire;
  • Expérience auprès de hauts-dirigeants est un atout;
  • Connaissance de la suite DiliTrust est un atout;
  • Maîtrise de la langue anglaise est un atout.

Compétences requises :

  • Avoir un grand respect pour la confidentialité;
  • Autonomie et sens des responsabilités;
  • Orientation qualité-service-résultat;
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités;
  • Souci du détail;
  • Gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Excellentes aptitudes de communication verbale et écrite.

DESCRIPTION DE L'ORGANISATION

L’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ) est un organisme à but non lucratif constitué en vertu du Code des professions et qui regroupe plus de 28 000 membres à travers le Québec. Le siège social est situé à Montréal et est composé d’une formidable équipe de plus d’une trentaine de personnes.

Les infirmières auxiliaires sont des professionnelles qui œuvrent dans tous les secteurs de la santé et dans toutes les régions du Québec. Leur champ d'exercice leur permet de contribuer à l'évaluation de l'état de santé d'une personne et à la réalisation du plan de soins ainsi qu'à prodiguer des soins et des traitements infirmiers et médicaux.

Joignez-vous à nous pour faire la différence !


Partage