Agent(e) | service aux membres et aux candidat(e)s

Nom de la direction : Accès à la profession, Tableau de l’Ordre et formation (ATF)

Supérieure immédiate : Responsable – Service aux membres et aux candidat(e)s

Type d'emploi : Temps complet | Permanent syndiqué

Poste(s) sous sa supervision : Aucun

Échelle salariale : Selon les échelles salariales en vigueur

Date limite pour postuler :  

Pour postuler : Faites parvenir votre candidature à carrieres@oiiaq.org

« Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt;

seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées »

L'organisation et la gestion d'agenda est votre spécialité? Vous recherchez un environnement dynamique? Votre expérience est reconnue dans un rôle de soutien à la direction?  Nous voulons vous connaître!

Notre offre : Environnement de travail stimulant – Télétravail (mode hybride) - Régime d’assurances collectives payé à 100 % - Allocation de transport et de télétravail – REER 1% à 7% employeur selon votre contribution - Et plus!

Relevant de la responsable du Service aux membres et aux candidat(e)s, au sein de la direction Accès à la profession, Tableau de l’Ordre et formation, la personne titulaire du poste offre essentiellement un service à la clientèle de qualité supérieure aux membres et candidat(e)s de l’Ordre. Elle effectue le traitement des communications, conseille et accompagne la clientèle en vue de répondre aux questions et résoudre les problématiques portées à son attention, notamment en ce qui concerne les différents processus d’admission à l’Ordre.

• Répondre aux appels et courriels des membres et candidat(e)s, assurer une communication verbale et écrite, pertinente et appropriée au contexte, de qualité supérieure;
• Accueillir les membres et candidat(e)s lorsqu’ils se présentent au siège social de l’Ordre et assurer une présence à la réception si requise par une des directions de l’Ordre;  
• Effectuer le traitement de la correspondance postale entrante et sortante;
• Appliquer les meilleures pratiques en matière d’expérience client;
• Prendre part aux actions d’envergure nécessitant une contribution de toute l’équipe, notamment en période de cotisation, de déclaration de Formation continue obligatoire (FCO), d’examen professionnel ou de débordement aux équivalences;
• Respecter la réglementation, les processus et procédures en vigueur et appliquer les conditions et modalités prévues aux différents règlements liés aux activités du poste;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

• Traiter les demandes liées au processus de renouvellement de permis et paiement de la cotisation annuelle; 
• Prendre en charge les demandes de réinscription au Tableau des membres et effectuer les suivis administratifs;
• Effectuer le suivi des permis temporaires, conformément aux exigences de l’Office québécois de la langue française (OQLF) et valider les documents menant à la délivrance du permis régulier;
• Prendre en charge les demandes de transferts hors province et effectuer les suivis administratifs;
• Effectuer les mises à jour administratives requises dans les dossiers des membres.

• Traiter les demandes et valider les documents liés au processus d’accès par la voie du Programme DEP SASI;
• Traiter les attestations de réussite (cours et stages de perfectionnement, ARPF, suivis divers aux CFP, etc.);
• Appliquer le processus et les conditions relatives à la délivrance du statut CEPIA;
• Traiter toutes demandes liées à l’examen professionnel, la délivrance de permis et l’inscription au Tableau;
• Faire un suivi rigoureux des dossiers candidats, de l’ouverture du dossier jusqu’à l’inscription au Tableau des membres.

• Traiter les demandes et valider les documents liés au processus d’accès par la voie des équivalences;
• Effectuer la validation des dossiers d’équivalences, la préparation pour analyse et les suivis administratifs requis; 
• Appliquer les règles, traiter les demandes et valider les documents entourant le processus d’admission relatif à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC);
• Appliquer les exigences de l’Office québécois de la langue française (OQLF) en vue de la délivrance de permis temporaires;
• Faire un suivi rigoureux des dossiers candidats, de l’ouverture du dossier jusqu’à l’obtention de l’équivalence donnant ouverture à une convocation à l’examen professionnel.

Qualifications requises :

• Posséder un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou autres tels qu’en bureautique
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite MS Office 
• Posséder une excellente maîtrise du français / Maîtrise de l’anglais est un atout

Compétences valorisées :

• Excellence dans l’approche et la satisfaction client
• Capacité à collaborer efficacement avec les membres de l’équipe
• Autonomie et gestion des priorités
• Capacité d’adaptation et à faire face aux imprévus
• Souci du détail et du contrôle de la qualité

L’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ) est un organisme à but non lucratif constitué en vertu du Code des professions et qui regroupe plus 30 000 membres à travers le Québec. Le siège social est situé à Montréal et il est composé d’une formidable équipe de près de 50 personnes.

L’OIIAQ assure la protection du public par la surveillance de l’exercice et le développement de la profession d’infirmière auxiliaire afin de contribuer à la qualité des soins et à la santé de la population.

Les infirmières auxiliaires sont des professionnelles qui œuvrent dans tous les secteurs de la santé et dans toutes les régions du Québec. Leur champ d'exercice leur permet de contribuer à l'évaluation de l'état de santé d'une personne et à la réalisation du plan de soins ainsi qu'à prodiguer des soins et des traitements infirmiers et médicaux.    

Joignez-vous à l’équipe dynamique de l’OIIAQ pour faire une différence!