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Secrétaire du conseil de discipline et adjoint(e) à la direction générale

Direction : Direction générale
Supérieur immédiat : Directrice du service des affaires juridiques et secrétaire adjointe de l’Ordre
Type de poste : Permanent – temps complet et non-syndiqué
Poste(s) sous sa supervision : Aucun
Échelle salariale : Selon les échelles salariales en vigueur
Titulaire du poste : À combler
Date de début prévue : Dès que possible

Date limite pour postuler : 12 décembre 2019

Faites parvenir votre candidature à : 
Christine Côté, CRHA
Directrice, Ressources humaines et développement organisationnel
carrieres@oiiaq.org

Raison d'être du poste

Sous l’autorité de la directrice du Service des affaires juridiques et secrétaire adjointe de l’Ordre, la personne titulaire du poste assume, conformément aux dispositions applicables, le fonctionnement du secrétariat du conseil de discipline de l’Ordre. 

À ce titre, elle assure notamment le suivi des procédures juridiques et la coordination des audiences du conseil. Elle agit à titre de greffière-audiencière. Elle fait également le suivi des décisions rendues ainsi que la récupération des amendes. Le cas échéant, elle produit la documentation pour le Tribunal des professions, lorsqu’il y a appel d’une décision. 

Elle assure également un soutien administratif auprès du directeur général ainsi qu’auprès des services des affaires juridiques et des ressources humaines et développement organisationnel. 

Secrétaire du conseil de discipline - Principales responsabilités

  • Coordonner la tenue des audiences du conseil, de même que la préparation des procédures juridiques requises.
  • Assurer le respect des procédures et des délais imposés notamment par le Code des professions, et, le cas échéant, par le Bureau des présidents des conseils de discipline des ordres professionnels.
  • Convoquer les parties aux réunions de gestion d’instance, aux appels du rôle, le cas échéant et transmettre les avis d’audition aux parties ainsi que les subpoenas aux témoins.
  • Agir comme greffière-audiencière lors d’audition, de conférence de gestion d’instance et de conférence téléphonique et voir au bon déroulement des audiences.
  • Rédiger les procès-verbaux et les transmettre au Bureau des présidents des conseils de discipline des ordres professionnels.
  • Assurer le suivi nécessaire auprès du Bureau des conseil de discipline.
  • Assurer le suivi nécessaire des décisions (communication, exécution, publication, etc.)
  • Assurer la préparation et la gestion des dossiers du comité de discipline.
  • Assurer le suivi des délais d’appel et préparer les dossiers d’appel.
  • Assurer le suivi des jugements en appel.
  • Assurer le respect des ordonnances de huis clos, de non-divulgation, de non-publication et de non-diffusion imposées en vertu de l’article 142 du Code des professions.
  • Préparer les documents relatifs aux débours.
  • Répondre aux demandes d’accès à l’information reliées aux dossiers du conseil de discipline de l’Ordre, communiquer et/ou transmettre toute information reliée au dossier disciplinaire d’une infirmière ou d’un infirmier auxiliaire, tout en respectant les ordonnances émises par le conseil.
  • Effectuer une vigie législative, réglementaire et jurisprudentielle en lien avec le droit professionnel.

Adjoint(e) à la direction générale - Principales responsabilités

  • Assurer l’analyse et le suivi des dossiers présentés au comité exécutif suivant l’application des articles 45, 45.1 et 55.1 du Code des professions.
  • Soutenir, sur le plan administratif, le directeur général ainsi que les services des affaires juridiques et des ressources humaines et développement organisationnel.
  • Rédiger, réviser et mettre en page l’ensemble des documents et correspondance de la direction générale, des ressources humaines et du service juridique incluant les procès-verbaux de comités (Conseil d’administration, comités du conseil, comités de la direction générale et comité de direction).
  • Confirmer les diverses rencontres et déplacements de la direction.
  • Effectuer les libérations et réserver les hébergements, les salles de conférence et le matériel nécessaire à la tenue des diverses rencontres.
  • Assurer la gestion documentaire du comité de révision des plaintes ainsi que de la direction générale, notamment pour le volet ressources humaines et affaires juridiques.
  • Assister l’adjointe à la direction générale et secrétaire-adjointe du conseil de discipline dans l’ensemble de ses fonctions.
  • Toutes autres tâches connexes.

Exigence du poste

Qualifications requises 

  • AEC en technique juridique.
  • Expérience pertinente dans l’un des domaines suivants : droit professionnel ou dans la gestion d’un greffe de tribunal.
  • Expérience en rédaction de procédures juridiques et connaissance des règles de signification et de notification.
  • 5 ans expérience en secrétariat auprès de hauts-dirigeants est un atout.
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office.
  • Excellente maîtrise du français / Maîtrise de l’anglais est un atout.

Compétences requises 

  • Autonomie et sens des responsabilités
  • Planification et respect des échéanciers
  • Orientation qualité-services-résultats
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités
  • Souci du détail et du contrôle de la qualité
  • Travail d’équipe et approche client
  • Avoir un bon jugement
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Description de l'organisation

L’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ) est un organisme à but non lucratif constitué en vertu du Code des professions et qui regroupe plus de 28 000 membres à travers le Québec. Le siège social est situé à Montréal et est composé d’une formidable équipe d’une quarantaine de personnes. Les infirmières auxiliaires sont des professionnelles qui œuvrent dans tous les secteurs de la santé et dans toutes les régions du Québec. Leur champ d'exercice leur permet de contribuer à l'évaluation de l'état de santé d'une personne et à la réalisation du plan de soins ainsi qu'à prodiguer des soins et des traitements infirmiers et médicaux.

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